TED signifie Technology Entertainment Design. C’est une branche de la fondation à but non lucratif The Sapling Foundation qui organise des conférences partout dans le monde. Elle existe depuis 1984. On ajoute un « x » dans ce type de projet car c’est un évènement TED organisé de façon indépendante. Tout cela avec un adage : « Ideas Worth Spreading ».
Néanmoins, ne vous méprenez pas : il y a toute une réglementation à respecter, qu’elle soit visuelle ou en terme de contenu. Il est aussi interdit d’utiliser le nom TED, breveté, ainsi que l’identité visuelle de la fondation (implantée dans l’imaginaire collectif) sans en avoir eu l’autorisation. Comment faire, alors, si vous souhaitez organiser votre propre conférence ?
Première étape : obtenir la Licence Internationale TEDx
Il faut remplir un dossier en anglais: la demande de licence internationale TEDx. Il se compose de plusieurs questions précises, ce qui peut surprendre de prime abord. Le but de ces dernières est de faire comprendre à la fondation que vous avez saisi l’essence des conférences TED. On vous demandera des idées de talks, de speakers, des premières directives… C’est normal de ne pas avoir tous les détails en tête à ce stade du projet. Les idées que vous mettrez dans le dossier ne seront évidemment pas définitives. Si, entre 4-8 semaines après l’envoi, vous obtenez une réponse positive, vous aurez un an exactement pour préparer l’évènement.
Je n’ai pas de « recette magique » pour l’acceptation d’une licence. En revanche, en tant que fondatrice d’un événement TEDx et titulaire du brevet du TEDx University of Strasbourg à mon nom, je peux vous donner les conseils suivants :
- Montrer que vous avez des idées originales qui peuvent apporter une plus value à la fondation, à la lumière de la situation mondiale actuelle – par exemple, vouloir embellir l’actualité, morose ces derniers temps, en mettant en lumière des initiatives positives. L’important est de se montrer convaincant, ambitieux et surtout motivé.
- Avoir des idées sur des sujets divers. Privilégier la pluridisciplinarité. Un écueil est de tourner autour d’un même sujet. Même si chaque événement a un thème initial, il faut essayer de ne pas verser dans la répétition. De même, il faut garder un certain fil conducteur et un lien entre les différents talks de vos intervenants. C’est donc un équilibre à jauger.
- Faire relire votre dossier d’acquisition de licence par des proches pour être certain de la clarté de votre projet.
- Répondre aux réglementations de contenu qui seront rédhibitoires si elles ne sont pas respectées : talks apolitiques et surtout pas de fake news.
- Bien choisir le format de votre événement : @Youth si vous êtes jeune, Universitaire si c’est un événement en collaboration académique, @Women si il se centre autour du female empowerment ou standard (le cas échéant, l’évènement prendra souvent le nom de la ville dans laquelle il s’organise).
Deuxième étape : constituer une équipe
La prochaine étape, après acceptation, est de vous constituer une équipe. Mon co-organisateur et moi-même avons choisi de tout diviser en trois pôles de 20 personnes au total :
- Créatif, qui s’occupe du déroulement de l’événement, de la sélection des speakers et de leur coaching
- Administratif, qui s’occupe des détails concernant les levées de fonds, les partenariats en entreprise, les réservations de salle pour les différentes réunions etc.
- Communication, qui gère les réseaux du début du projet jusqu’à l’après évènement.
Je pense que c’est un bon exemple d’organigramme. Vous pouvez avoir plein d’idées différentes et construire celui qui vous conviendra le mieux. L’important est surtout d’avoir une structure organisée qui va pouvoir se déléguer le travail efficacement.
Troisième étape : déposer les statuts juridiques de l’association
Détail qui a son importance, il faudra aussi penser à rédiger les statuts de votre association (Loi 1901), afin de pouvoir lever des fonds pour l’évènement. Vous pouvez trouver des modèles de statuts et de PV de l’assemblée générale constitutive gratuitement sur internet.
Il existe aussi des sites comme « rocket lawyer » qui ont des modèles prédéfinis de statuts que vous pouvez directement remplir. Ils peuvent aussi vous mettre en contact avec des juristes pour toute autre question.
N’hésitez pas aussi à poser des questions aux maisons des associations locales ou régionales qui ont une grande expérience dans ce domaine. Attention, les démarches administratives ne sont pas les même en Alsace-Moselle que dans le reste de la France.
Quatrième (et dernière !) étape : ne pas hésiter à demander de l’aide et utiliser vos ressources
Enfin, vous ne serez évidemment pas seul dans ce projet car la communauté TEDx francophone est très développée. Dès l’acceptation de votre projet de licence TED, on vous mettra en contact avec des mentors plus expérimentés.
Le TEDx Hub, auquel vous aurez accès gratuitement, vous permettra aussi d’interagir avec des organisateurs du monde entier ! Par ailleurs, des conférences en ligne sont aussi organisées par des membres organisateurs « senior ». Elles portent sur des thèmes comme « Comment attirer des partenariats », « Comment choisir le speaker parfait » … Par exemple, j’ai eu la chance d’assister à un Zoom du TEDx London. Cela m’a énormément inspirée dans mes démarches.
Quelles sont les qualités que l’organisation d’un tel projet apporte ?
- Gestion d’équipe, d’association à but non lucratif, gestion de projet
- Capacités de rédaction (et amélioration du niveau d’anglais !)
- Parler en public
- Compétences de trésorerie
- Compétences organisationnelles
C’est une aventure humaine et professionnelle très enrichissante. Vous pouvez l’entreprendre à n’importe quelle étape de votre vie. C’est aussi une belle opportunité pour étoffer son CV dans une expérience que vous pourrez mettre en valeur en bien des aspects.